Der Wechsel der Hausverwaltung: Ein Leitfaden für Eigentümergemeinschaften
Die Wahl der passenden Hausverwaltung ist entscheidend, um Ihre Immobilie langfristig gut aufgestellt zu wissen. Manchmal ändern sich die Bedürfnisse einer Eigentümergemeinschaft, manchmal steht ein Generationswechsel an, wenn eine Hausverwaltung in den Ruhestand geht. In anderen Fällen wünschen sich Eigentümer mehr Transparenz und moderne, digitale Prozesse.
WEG-Reform 2020
Ganz gleich, welcher Anlass bei Ihnen vorliegt: Dank der WEG-Reform 2020 (Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz, WEMoG) ist dieser Prozess unkomplizierter als je zuvor. Wir sorgen für einen nahtlosen Übergang, kombinieren persönliche Betreuung mit konsequenter Digitalisierung und begleiten Sie professionell durch den gesamten Wechsel.
Die Vereinfachung durch die WEG-Reform 2020
Seit der umfassenden Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) im Jahr 2020 können Eigentümergemeinschaften ihre Hausverwaltung jederzeit und ohne die Angabe eines wichtigen Grundes abberufen. Diese gesetzliche Neuerung stärkt die Rechte der Eigentümer erheblich und ermöglicht es Ihnen, flexibel auf unzureichende Leistungen zu reagieren und eine Verwaltung zu bestellen, die Ihren Vorstellungen von Qualität und Service entspricht.
Schritt 1: Vorbereitung des Wechsels und Einholung von Angeboten
Eine sorgfältige Vorbereitung ist die Grundlage für einen erfolgreichen und reibungslosen Übergang. Bevor Sie den Prozess einleiten, sollten Sie die Gründe für die Unzufriedenheit klar definieren.
- Gründe für den Wechsel identifizieren: Oft ergibt sich der Wunsch nach einer neuen Hausverwaltung aus ganz unterschiedlichen Gründen: Sei es ein Generationenwechsel, wenn eine langjährig tätige Verwaltung in den Ruhestand geht, neue Anforderungen an digitale Prozesse entstehen oder die Eigentümergemeinschaft Wert auf mehr Transparenz, Verbindlichkeit und persönliche Betreuung legt. Eine klare Analyse der eigenen Bedürfnisse hilft dabei, die richtigen Anforderungen an eine neue Verwaltung zu formulieren.
- Angebote einholen: Es ist ratsam, mindestens drei Vergleichsangebote von potenziellen neuen Hausverwaltungen einzuholen. Achten Sie bei der Auswahl auf klar definierte Kriterien wie die Vergütungsstruktur, den Umfang der angebotenen Dienstleistungen, nachweisbare Qualifikationen und die Erfahrung der Verwaltung mit Objekten vergleichbarer Größe und Art.
Schritt 2: Einberufung der Eigentümerversammlung
Die formellen Beschlüsse zum Verwalterwechsel werden in einer Eigentümerversammlung gefasst. Die korrekte Vorbereitung und Einberufung ist hierbei von zentraler Bedeutung.
- Einladung und Tagesordnung: Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss schriftlich und mit einer Frist von mindestens drei Wochen erfolgen. Führen Sie die folgenden vier Beschlussanträge als separate Tagesordnungspunkte (TOPs) auf:
- Beschluss über die Abberufung der amtierenden Hausverwaltung sowie über die Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags und der Bevollmächtigung des Beirats oder eines Eigentümers zur Unterschrift.
- Beschluss über die Wahl und Bestellung der neuen Hausverwaltung in Kombination mit der Bevollmächtigung des Beirats oder eines Eigentümers zur Unterzeichnung des neuen Verwaltervertrags.
- Bereitstellung der Unterlagen: Versenden Sie mit der Einladung die wesentlichen Eckdaten der eingeholten Angebote (Name der Verwaltung, Vertragslaufzeit, Vergütung), um allen Eigentümern eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu bieten.
- Wer beruft die Versammlung ein? In der Regel übernimmt das der amtierende Verwalter. Sollte er sich weigern, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einberufen.
Schritt 3: Beschlussfassung in der Versammlung
Alle notwendigen Beschlüsse zum Thema „Hausverwaltung wechseln“ können in einer einzigen Eigentümerversammlung gefasst werden. Für jeden der genannten Tagesordnungspunkte ist eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen der anwesenden oder vertretenen Eigentümer ausreichend.
- Abberufung: Die Abberufung beendet die organschaftliche Stellung des Verwalters mit sofortiger Wirkung oder zu dem im Beschluss genannten Datum.
- Kündigung des Vertrags: Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Es empfiehlt sich, die Vertragslaufzeit im Beschluss an das Datum der Abberufung zu koppeln, um beide Vorgänge zeitgleich abzuschließen.
- Bestellung der neuen Verwaltung: Die Erstbestellung eines Verwalters nach der Begründung von Wohnungseigentum ist auf maximal drei Jahre begrenzt, ansonsten kann sie für bis zu fünf Jahre erfolgen.
- Vertragsunterzeichnung: Die Gemeinschaft bevollmächtigt eine oder mehrere Personen – üblicherweise den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats –, den neuen Vertrag rechtskräftig zu unterzeichnen.
Schritt 4: Die Übergabe der Verwaltungsunterlagen
Nach der erfolgreichen Beschlussfassung beginnt die Übergangsphase. Der abberufene Verwalter ist gesetzlich verpflichtet, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
- Pflichten des alten Verwalters: Er muss alle Verwaltungsunterlagen und das Vermögen der WEG unverzüglich, vollständig und unentgeltlich im Original an die neue Verwaltung übergeben. Dazu gehören unter anderem:
- Teilungserklärung, Aufteilungspläne und Bauzeichnungen
- Protokolle der Eigentümerversammlungen und die Beschlusssammlung
- Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Rechnungen und Belege
- Sämtliche Verträge der Gemeinschaft (z. B. mit Dienstleistern, Versicherungen)
- Unterstützung des Übergangs: Der scheidende Verwalter muss zudem noch ausstehende Abrechnungen erstellen und die neue Verwaltung über laufende Vorgänge informieren.
Sollte der alte Verwalter diesen Pflichten nicht nachkommen, kann die WEG die Herausgabe der Unterlagen gerichtlich durchsetzen.
Ein reibungsloser Übergang für Ihre Immobilie
Der Wechsel der Hausverwaltung ist eine strategische Entscheidung zum Schutz und zur Optimierung Ihres Eigentums. Ein strukturierter Prozess, gestützt auf die klare Rechtslage der WEG-Reform 2020, sichert einen professionellen und geordneten Übergang.
Wenn Sie eine zuverlässige, transparente und engagierte Verwaltung für Ihre Immobilie suchen, stehen wir Ihnen als kompetenter Partner zur Seite. Wir unterstützen Sie nicht nur bei einem reibungslosen Wechsel, sondern sichern auch langfristig den Wert Ihrer Immobilie durch eine vorausschauende und professionelle Betreuung.