Eigentümerversammlung: Ablauf, Pflichten und Tipps für eine erfolgreiche Sitzung

Die Eigentümerversammlung (ETV) ist das zentrale Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Hier treffen Eigentümer Entscheidungen zur ordnungsgemäßen Verwaltung durch verbindliche Beschlüsse. Für die Hausverwaltung ist die ETV nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine der wichtigsten Schnittstellen in der Kommunikation mit den Eigentümern.

In diesem Beitrag erklären wir den Ablauf, die Pflichten von Verwalter und Beirat und geben praktische Tipps für eine erfolgreiche Versammlung.

1. Ablauf der Eigentümerversammlung

1.1 Vorbereitung

Einberufung mindestens einmal jährlich, Einladungsfrist gesetzl. drei Wochen
Ort & Zeit: nah am Objekt, berufstätigenfreundliche Uhrzeit
Form: Präsenz, Hybrid oder virtuell (seit 2024 möglich)
Tagesordnung: vollständig und präzise
Unterlagen: Abrechnung, Wirtschaftsplan, Angebote etc.
Stimmrechte: gesetzl. Kopfprinzip oder durch Gemeinschaftsordnung abweichend definiert, Vollmachten in Textform zulässig
Interne Vorbereitung: Entscheidungsgrundlagen schaffen

1.2 Durchführung

Einlass & Anwesenheit: Unterschriftenliste
Eröffnung: Begrüßung, Ablaufvorstellung
Berichte: Verwalter und Beirat
Beschlüsse: Abrechnung, Vorschüsse inkl. Rücklagen basierend auf Wirtschaftsplan, Instandhaltungsmaßnahmen etc.
Komplexe Situationen: Moderation und sachliche Leitung, klare Struktur

1.3 Nachbereitung

Protokoll unverzüglich erstellen und unterschreiben lassen
Beschlusssammlung: fortlaufend, nummeriert, dauerhaft
Umsetzung: Beschlüsse zeitnah durchführen

2. Pflichten von Verwalter und Beirat

2.1 Pflichten des Verwalters

Kaufmännisch: Abrechnungen, Geldverwaltung, Mahnwesen, transparente Buchführung
Technisch: Objektkontrollen, Überwachung von Instandhaltung, Vorschläge zu Rücklagen
Organisatorisch & rechtlich: Einberufung und Leitung der ETV, Durchführung der Beschlüsse, Vertretung der Gemeinschaft, Führung der Beschlusssammlung, Versicherungen abschließen

2.2 Pflichten des Verwaltungsbeirats

Unterstützung und Überwachung des Verwalters
Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
Stellungnahme für die Eigentümerversammlung
Der Beirat ist wichtig, hat jedoch keine Weisungsrechte gegenüber dem Verwalter.

3. Leistungen der Hausverwaltung rund um die ETV

3.1 Inklusive Leistungen

Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
Vorbereitung und Bereitstellung der Unterlagen
Führung der Beschlusssammlung
Kommunikation mit Eigentümern
Bildung der Erhaltungsrücklage
Kontrolle des Gemeinschaftseigentums

3.2 Exklusive Leistungen

Zustimmung zu Wohnungsverkäufen (§ 12 WEG)
Organisation großer Sanierungen inkl. Bauleitung
Zusätzliche (außerordentliche) Versammlungen
Sonderumlagen
Digitalisierung und Archivierung von Belegen

4. Tipps für eine erfolgreiche Eigentümerversammlung

Frühzeitige und sorgfältige Vorbereitung (inkl. Abstimmung mit dem Beirat)
Transparente Kommunikation – Unterlagen mit der Einladung zur Verfügung stellen
Termin & Ort mit Augenmaß wählen
Souveräne Leitung – klare Struktur, freundlicher Umgang
Fokus auf Beschlüsse – keine unnötigen Diskussionen
Enge Zusammenarbeit mit dem Beirat
Schnelle Umsetzung der Beschlüsse – idealerweise digital nachverfolgt

Fazit: Eigentümer versammeln und Zukunft gestalten

Die Eigentümerversammlung ist mehr als eine Pflichtveranstaltung – sie ist der zentrale Ort, an dem Eigentümergemeinschaften ihre Entscheidungen treffen. Mit guter Vorbereitung, transparenter Kommunikation und klarer Leitung wird sie zum Instrument für eine nachhaltige und vertrauensvolle Verwaltung.

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